Funcionários e usuários

O UNIO24 tem dois registros diferentes sobre uma pessoa: o funcionário e o usuário do sistema. Se eles estão vinculados ou não define se a pessoa poderá pegar e devolver ativos por conta própria, ver “Meus ativos” e fazer reservas “para si”.

Seções relacionadas

• O cadastro de funcionários está em Funcionários.
• Contas, convites e funções estão em Usuários do sistema.
• Pegar e devolver ativos por conta própria está em Autoatendimento.

Funcionário e usuário: qual é a diferença

	Funcionário	Usuário do sistema
O que é	Uma ficha no cadastro Funcionários	Uma conta para entrar no UNIO24
Onde fica	Funcionários no menu à esquerda	Configurações → Usuários
Entra no sistema	Não	Sim, com e-mail e senha, na web e no aplicativo móvel
O que define	Com quem estão os ativos, as licenças, as reservas	O que a pessoa pode fazer, por meio da função

Uma mesma pessoa pode ser:

• só funcionário: recebe ativos, mas não entra no sistema. Costuma ser o caso de quem só usa ferramentas e equipamentos;
• só usuário: entra no sistema, mas não tem ativos em seu nome. Por exemplo, alguém do financeiro que consulta relatórios;
• as duas coisas: a ficha de funcionário está vinculada à conta. Isso é necessário para que a pessoa trabalhe com os “seus” ativos.

Por que vincular funcionário e usuário

Enquanto a conta não está vinculada à ficha de funcionário, o sistema não sabe quais ativos são “dessa” pessoa. O vínculo é necessário para:

• o autoatendimento: os botões Pegar para mim e Devolver na web e no aplicativo móvel. O ativo que a pessoa pega por conta própria fica registrado na ficha de funcionário dela. Sem o vínculo, ela vê “Sua conta não está vinculada a uma ficha de funcionário. Peça a um administrador para vinculá-la.”;
• o widget Meus ativos no painel e no aplicativo: o que está com a pessoa;
• a página Minhas movimentações: documentos em que ela é o destino ou a origem;
• as reservas “para si”: o detentor Eu no formulário de reserva e na reserva rápida;
• o desligamento: quando o funcionário é desligado, a conta vinculada é bloqueada e a pessoa não consegue mais entrar.

Para o almoxarife, que entrega e recebe ativos de outras pessoas, o vínculo não é obrigatório: ele trabalha com qualquer funcionário.

Como vincular: três formas

Forma	Quando usar
Convidar um funcionário pelo cadastro	A ficha de funcionário já existe, a conta ainda não
Convidar um usuário com ficha de funcionário	Não há nem ficha nem conta: você cadastra a pessoa do zero pelas configurações
Vincular um usuário existente	A ficha e a conta já existem, mas não estão vinculadas

O vínculo é sempre um para um: a ficha tem uma única conta, e a conta tem uma única ficha. O e-mail da ficha e o e-mail de login podem ser diferentes: o vínculo não depende do e-mail, e sim da própria associação.

O proprietário que registrou a empresa recebe a sua ficha de funcionário e o vínculo com ela automaticamente.

Cadastrar um funcionário e já convidá-lo para o sistema

1. Abra Funcionários e clique em Adicionar funcionário.
2. Preencha o Nome, o Sobrenome e os demais campos da ficha.
3. Marque Convidar como usuário do sistema. O campo E-mail passa a ser obrigatório: é para ele que vai o convite.
4. Se você tem acesso total, ao lado aparece o campo da função: escolha, por exemplo, Autoatendimento.
5. Clique em Salvar.

A ficha é salva, e o funcionário recebe o e-mail de convite. A conta é vinculada à ficha na hora, antes mesmo de a pessoa aceitar o convite.

Convidar um funcionário pelo cadastro

1. Abra Funcionários, aba Ativo.
2. Na linha do funcionário, clique no ícone de envelope (Convidar usuário). Ele só aparece para quem ainda não tem conta.
3. Na janela Convidar usuário para o UNIO24, confira o E-mail: ele vem da ficha e pode ser alterado.
4. Se você tem acesso total, escolha a Função.
5. Clique em Convidar usuário.

O nome, o nome do meio, o sobrenome e o telefone passam da ficha para a conta.

Convidar um usuário e já criar a ficha de funcionário

Isso é prático quando você cadastra a pessoa pelas configurações e quer poder entregar ativos a ela.

1. Abra Configurações → Usuários e clique em Convidar usuário.
2. Digite o E-mail e escolha a Função.
3. Marque Criar ficha de funcionário e preencha o Nome e/ou o Sobrenome.
4. Clique em Convidar usuário.

O cadastro Funcionários ganha uma nova ficha, já vinculada à conta. A caixa aparece para quem tem permissão de criar e editar funcionários.

Se a caixa não for marcada, só a conta é criada, sem ficha de funcionário. Ela pode ser vinculada a uma ficha mais tarde.

Vincular um usuário existente

Se a pessoa já entra no sistema e a ficha de funcionário dela foi cadastrada à parte (por exemplo, por importação), vincule as duas.

1. Abra Funcionários, aba Ativo.

2. Na linha do funcionário, abra o menu de três pontos e escolha Vincular usuário.

   

3. Na janela Vincular um usuário à ficha do funcionário, escolha o Usuário. A lista só mostra quem ainda não tem ficha de funcionário; dá para buscar por nome, sobrenome e e-mail.

4. Clique em Vincular.

Aparece a mensagem “O usuário está vinculado à ficha do funcionário”. Se a lista estiver vazia (“Não há usuários sem ficha de funcionário”), todas as contas já estão vinculadas: convide a pessoa pelo cadastro, como descrito acima.

Quem vincula e desvincula precisa ter permissão de editar tanto funcionários quanto usuários. Não é possível vincular uma conta a um funcionário desligado.

Desvincular um usuário

Se a conta foi vinculada à ficha errada, é possível desvinculá-la.

1. Na linha do funcionário, clique no ícone de X no círculo (Desvincular usuário).
2. Confirme: “Desvincular o usuário … da ficha? A conta continua existindo, mas o autoatendimento deixará de funcionar para ela.”

A conta e a ficha continuam existindo; só o vínculo entre elas desaparece. Depois disso, a conta pode ser vinculada a outra ficha.

Como saber quem está vinculado

Na lista de funcionários, ao lado do número:

• a etiqueta Convidado: a conta existe, mas o convite ainda não foi aceito;
• o ícone de usuário: a pessoa já entra no sistema. Ao passar o mouse, “Tem acesso ao sistema: nome (e-mail)”;
• nada: o funcionário não tem conta.

Na lista de usuários (Configurações → Usuários), ao lado do nome aparece o ícone da ficha. Ao passar o mouse, “Ficha do funcionário: nome”. A conta sem esse ícone não tem ficha de funcionário.

Ativar o autoatendimento para um funcionário

Para que o funcionário pegue e devolva ativos por conta própria:

1. Verifique se a ficha dele está vinculada a uma conta, por qualquer uma das formas acima.
2. A conta precisa de uma função com a permissão Pegar para si e devolver os próprios; o mais simples é a função padrão Autoatendimento. A função é escolhida no convite (o campo aparece para o administrador com acesso total) ou alterada depois em Configurações → Usuários → Editar.
3. O funcionário aceita o convite, define a senha e entra pela web ou pelo aplicativo móvel. No painel dele aparecem os botões Pegar para mim e Devolver e a lista Meus ativos.

Cuidado

Se a função não for escolhida no convite, a conta não terá permissão nenhuma: a pessoa consegue entrar, mas só vê o próprio perfil. Atribua a função em Configurações → Usuários.

As regras do autoatendimento estão em Configurar o autoatendimento.

Links úteis

• Funcionários: o cadastro de funcionários e a ficha
• Usuários do sistema: convites, funções e situações das contas
• Configurar o autoatendimento: a função “Autoatendimento” e a condição na devolução
• Desligamento de funcionários: o que acontece com a conta no desligamento