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Reservas

As reservas servem para ativos usados em revezamento: veículos da empresa, projetores das salas de reunião, notebooks compartilhados do escritório, instrumentos de medição. O funcionário garante o ativo com antecedência para o horário de que precisa, a reserva é aprovada quando necessário, no horário marcado o ativo é entregue e depois recebido de volta. Duas pessoas nunca ficam com o mesmo ativo no mesmo horário.

Página “Reservas”, aba “Todas as reservas”: botões “Nova reserva” e “Calendário no celular”, busca “Número, ativo ou titular”, botão “Filtros” e a tabela de reservas com as colunas “Número”, “Titular da reserva”, “Ativo”, “Horário”, “Criada” e “Status”

O que pode ser reservado

Seção intitulada “O que pode ser reservado”

Quais ativos podem ser reservados é definido pelas políticas de reserva. A política é criada para um tipo de ativo — por exemplo, “Veículos da empresa” para o tipo “Veículo da empresa” — e define as regras: se é preciso aprovação, por quanto tempo e com quanta antecedência se pode reservar, quanto tempo deve haver entre uma reserva e outra.

Além das políticas de tipo, existe a política padrão. Na primeira ativação do módulo ela se chama “Todos os ativos” e permite reservar qualquer ativo que tenha um tipo definido. Se o tipo tiver uma política própria, vale a política do tipo.

Um ativo específico pode sair da regra do seu tipo direto na ficha dele: por exemplo, os notebooks entregues a funcionários ficam Nunca reserváveis, enquanto os do escritório continuam reserváveis. Como fazer isso — em Alterar a regra de reserva de um único ativo. Ativos baixados e ativos que fazem parte de outro ativo não podem ser reservados.

Reserva

Seção intitulada “Reserva”

A reserva tem um número (por exemplo, BK-000022), um ativo, um titular — para quem é a reserva —, início, fim e finalidade.

  • A reserva pode ser de um ativo específico (Por ativo) ou de qualquer ativo livre de um tipo (Por tipo de ativo) — por exemplo, “qualquer veículo da empresa”. Na reserva por tipo, o sistema escolhe o ativo sozinho quando a reserva é confirmada.
  • O titular pode ser o próprio autor (Eu), o Grupo dele e, para quem gerencia as reservas, qualquer Funcionário ou Localização.
  • A reserva pode se repetir: por exemplo, o projetor toda segunda-feira das 10:00 às 11:00. Cada repetição vira uma reserva separada, e as repetições que caem em horário ocupado são puladas.

Enquanto você preenche o formulário, o sistema já mostra se o ativo está livre: “Livre neste horário” ou “Ocupado neste horário”, com a janela livre mais próxima.

Status da reserva

Seção intitulada “Status da reserva”
  • Aguardando aprovação — a solicitação precisa ser aprovada por um responsável.
  • Confirmada — o ativo está garantido para a reserva e aguarda a entrega.
  • Em uso — o ativo foi entregue ao titular. Se o prazo da reserva passou e o ativo não foi devolvido, aparece a etiqueta Recebimento atrasado.
  • Recebida — o ativo foi devolvido e a reserva terminou.
  • Não retirada — a reserva confirmada não foi retirada a tempo.
  • Rejeitada — a solicitação não foi aprovada.
  • Cancelada — a reserva foi cancelada.

Aprovação

Seção intitulada “Aprovação”

Se a política exigir aprovação, a nova reserva fica com o status Aguardando aprovação, e a solicitação aparece na página Aprovações para quem pode decidir: os membros do grupo aprovador da política ou, se o grupo não estiver definido, todos que têm permissão para aprovar. As reservas de quem gerencia as reservas e de membros dos grupos com aprovação automática são confirmadas na hora.

Uma solicitação que não for aprovada até o início da reserva (contando o tempo de tolerância para a retirada) é cancelada pelo sistema.

Entrega e recebimento

Seção intitulada “Entrega e recebimento”

A reserva confirmada é entregue dentro da janela de entrega: desde alguns minutos antes do início (entrega antecipada) até o momento em que a reserva passa a ser considerada não retirada. Na entrega, a política pode pedir a leitura do medidor (por exemplo, a quilometragem do veículo) e uma inspeção por modelo. Se a política tiver Criar transferências ativado, a entrega e o recebimento ficam registrados como movimentações comuns do ativo.

As reservas são entregues e recebidas na página Reservas → Entrega por reserva — o posto de trabalho do almoxarife ou do responsável pela frota. Um funcionário com permissão para criar reservas também pode pegar um ativo na hora, sem reserva prévia — com o botão Levar agora na ficha do ativo ou pelo QR code.

Quando o ativo fica indisponível

Seção intitulada “Quando o ativo fica indisponível”

O ativo fica indisponível para reserva automaticamente enquanto tiver uma ordem de serviço em andamento, estiver em reparo ou tiver um defeito crítico de inspeção em aberto. A indisponibilidade também pode ser definida manualmente — por exemplo, para a revisão programada na concessionária. As reservas já existentes não são canceladas: os participantes recebem a notificação “Conflito de reserva”, e o responsável decide o que fazer.

Calendário e análise

Seção intitulada “Calendário e análise”

A página Calendário mostra as reservas por ativo no dia, na semana ou no mês. A página Análise mostra a utilização dos ativos por tipo, a taxa de não comparecimento e de devoluções atrasadas, a escassez de ativos e os candidatos a baixa utilização.

Página “Calendário de reservas” na visão “Semana”: faixas dos ativos com reservas de cores diferentes, a linha vermelha do momento atual e a legenda dos status embaixo

Notificações

Seção intitulada “Notificações”

Os participantes da reserva — o autor, o titular e quem retira o ativo — recebem notificações de confirmação e de rejeição, o lembrete do início, a notificação de recebimento e de cancelamento. Os aprovadores recebem as solicitações. Sobre não retirada, atraso e conflito também ficam sabendo os responsáveis pelas reservas. Os e-mails sobre reservas chegam na hora, sem o resumo diário.

Seção intitulada “Links úteis”