Funcionários
Um funcionário é o registro de uma pessoa que pode ficar com ativos entregues a ela para o trabalho. O funcionário não precisa ser formalmente o responsável patrimonial na empresa: o cadastro serve, antes de tudo, para mostrar com quem está cada ativo e quem o usa. A seção é aberta pelo item Funcionários do menu principal à esquerda.
Funcionário e usuário do sistema
Seção intitulada “Funcionário e usuário do sistema”Funcionário e usuário do sistema são coisas diferentes.
- Funcionário é um registro no cadastro. Sozinho, o funcionário não entra no sistema nem gerencia nada; ele só recebe ativos.
- Usuário do sistema é uma conta com e-mail, senha e função, que dá acesso ao aplicativo web e ao aplicativo móvel.
A ficha do funcionário pode ser vinculada à conta de um usuário: convidando o funcionário para o sistema a partir do cadastro, criando a ficha ao convidar um usuário ou vinculando uma conta que já existe. O vínculo é necessário para que a pessoa trabalhe com os “seus” ativos: pegue e devolva por conta própria no autoatendimento, veja Meus ativos e faça reservas “para si”. Todas as formas e suas diferenças estão em Funcionários e usuários.
Na lista de funcionários dá para ver se o registro tem conta: ao lado do número aparece o ícone de usuário (a pessoa já entra no sistema; ao passar o mouse, “Tem acesso ao sistema: nome (e-mail)”) ou a etiqueta Convidado (o convite ainda não foi aceito).
Funcionário e ativos
Seção intitulada “Funcionário e ativos”Os ativos são atribuídos ao funcionário por meio das operações com ativos. O ativo atribuído aparece na ficha do funcionário, e a ficha do próprio ativo mostra com quem ele está. Assim o vínculo funciona nos dois sentidos.
Na ficha do funcionário, cada ativo mostra o seu status do ciclo de vida, o mesmo da lista de ativos. O ciclo de vida do ativo é descrito em Ativos.
O número de ativos em posse do funcionário aparece na lista, na coluna Quantidade de unidades do ativo. Essa contagem não inclui os ativos guardados nas localizações sob sua responsabilidade.
Localizações sob responsabilidade
Seção intitulada “Localizações sob responsabilidade”Além dos ativos em posse, o funcionário pode ser designado responsável por uma localização, por exemplo um almoxarifado ou uma sala. Ele passa a responder por todos os ativos guardados nessa localização, mas esses ativos não contam como entregues a ele pessoalmente.
Por isso o sistema os registra à parte: os ativos das localizações sob responsabilidade não entram na coluna Quantidade de unidades do ativo nem no histórico de atividade do funcionário. A pessoa responsável é definida na própria seção Localizações.
Ficha do funcionário
Seção intitulada “Ficha do funcionário”A ficha do funcionário reúne em um só lugar tudo o que se refere à pessoa. No alto fica o bloco com as informações principais: avatar (ou iniciais, se não houver foto), nome completo, cargo, departamento, telefone e e-mail. O avatar pode ser enviado; consulte Arquivos e fotos. Se o registro tiver campos personalizados, eles aparecem abaixo desse bloco.
Abaixo ficam as abas:
- Ativos do funcionário: ativos que estão em posse do funcionário agora, com o seu status.
- Atividade: entregas e devoluções de ativos de que o funcionário participou.
- Localização responsável: localizações sob a responsabilidade do funcionário; a aba só aparece se ele for responsável por pelo menos uma localização.
- Licenças: licenças atribuídas ao funcionário; a aba aparece com o módulo Licenças ativado. Uma licença pode ser atribuída pelo menu do botão Ação da ficha.
- Documentos: documentos com data de vencimento e, no modo Anexos, os arquivos anexados ao funcionário (consulte Documentos, Arquivos e fotos).
A descrição detalhada de cada aba está na Referência de funcionários.
Desligamento do funcionário
Seção intitulada “Desligamento do funcionário”Quando um funcionário sai da empresa, ele não é excluído: passa pelo desligamento, um processo controlado que devolve à empresa os ativos atribuídos a ele, libera as licenças, reatribui chamados e localizações e bloqueia o acesso ao sistema.
Por isso a lista de funcionários tem duas abas, Ativo e Desligado, e o funcionário ganha uma situação de vínculo (ativo, em desligamento, desligado). Como funciona e como fazer o desligamento está em Desligamento de funcionários.
Links úteis
Seção intitulada “Links úteis”- Gerenciar funcionários: instruções passo a passo
- Referência de funcionários: lista completa de colunas, campos e status
- Funcionários e usuários: convidar um funcionário para o sistema e vinculá-lo a uma conta