Referência de documentos

Lista completa de campos e valores da seção Documentos.

Campos do documento

Campo	Obrigatório	Descrição
Pertence a	sim	Ativo ou Funcionário e o próprio ativo ou funcionário. Não muda depois de salvo
Tipo	sim	Tipo de documento para o dono escolhido. Não muda depois de salvo
Número	não	Número do documento
Emitido por	não	Organização que emitiu o documento
Emitido	não	Data de emissão
Expira em	sim	Data de vencimento; não pode ser anterior à data de emissão
Custo	não	Na moeda da empresa
Observação	não	Texto livre
Anexos	se o tipo exigir	Digitalização ou foto do documento; arquivo de até 10 MB

Status	Quando
Válido	Faltam para o vencimento mais dias do que o maior valor de “Lembrar com esta quantidade de dias de antecedência” do tipo
Expirando	Faltam para o vencimento no máximo o maior valor de lembrete; no dia do vencimento o documento ainda está “Expirando”
Expirado	A data “Expira em” já passou
Substituído	Foi cadastrado para o mesmo dono um documento novo do mesmo tipo

O status é calculado pela data da empresa e não pode ser escolhido manualmente.

Campo	Obrigatório	Descrição
Nome	sim	Nome do tipo
Código	sim	Identificador em letras latinas; não muda nos tipos de sistema
Relacionado a	sim	Ativos ou Funcionários; não muda nos tipos de sistema nem em um tipo que já tem documentos
Lembrar com esta quantidade de dias de antecedência	não	Até 10 valores, cada um de 1 a 3650 dias
Bloqueia o uso	—	Um documento expirado desse tipo é verificado na entrega e na transferência do ativo
Arquivo obrigatório	—	O documento só é criado com arquivo, e o último arquivo não pode ser excluído; ativado por padrão

Um tipo só pode ser excluído se não for de sistema e não tiver documentos.

Relacionado a	Nome	Código	Lembretes
Ativos	Garantia	`warranty`	30, 7, 1
Ativos	Contrato	`contract`	30, 7, 1
Ativos	Certificado	`certificate`	30, 7, 1
Funcionários	Contrato de trabalho	`employment_contract`	30, 7, 1
Funcionários	Certificado	`certificate`	30, 7, 1
Funcionários	Acordo de confidencialidade	`nda`	30, 7, 1

Nos tipos de sistema, “Bloqueia o uso” vem desativado e “Arquivo obrigatório” vem ativado.

Filtro	Valores
Status	Todos · Válido · Expirando · Expirado · Substituído
Tipo de documento	Todos · tipos da empresa
Relacionado a	Todos · Ativos · Funcionários
Vence em até	Todos · Próximos 7 dias · Próximos 30 dias · Próximos 90 dias (sem os já expirados)

Evento nas configurações de notificações	Documentos	Quando
Documento expirando	De ativos	Nos dias definidos no tipo
Documento expirado	De ativos	No dia seguinte ao vencimento e depois uma vez por semana
Documento pessoal expirando	De funcionários	Nos dias definidos no tipo
Documento pessoal expirado	De funcionários	No dia seguinte ao vencimento e depois uma vez por semana

Por padrão, os lembretes vão para o proprietário da empresa; outros destinatários são adicionados em Configurações → Notificações → Roteamento.

Quando é verificado	O que é verificado	Mensagem
Entrega do ativo, transferência para outra localização	Documentos expirados do ativo com tipo “Bloqueia o uso”; na entrega a um funcionário, também os documentos desse tipo do funcionário	“Documentos vencidos em : ”

Modo da empresa	O que acontece
Avisar (padrão)	Aviso no formulário e a confirmação Entregar mesmo assim / Movimentar mesmo assim
Bloquear	A entrega ou a transferência não é salva

O retorno do reparo não é verificado.

No editor de funções, as permissões ficam no grupo Documentos.

Permissão	O que permite
Ver documentos de ativos	Ver o item de menu “Documentos”, os documentos de ativos e a aba “Documentos” na ficha do ativo
Gerenciar documentos de ativos	Cadastrar, editar e excluir documentos de ativos; configurar os tipos de documento
Ver documentos de funcionários	Ver os documentos de funcionários e a aba “Documentos” na ficha do funcionário
Gerenciar documentos de funcionários	Cadastrar, editar e excluir documentos de funcionários

Sem permissão para ver documentos, a aba da ficha do ativo se chama Anexos e mostra só os arquivos.