A lista real de campos, colunas e valores do módulo Inventários.
O formulário de criação tem o título Informações do inventário.
| Campo |
Obrigatório |
Descrição |
| Nome do inventário |
sim |
Nome do registro |
| Data de início |
sim |
Início do período do inventário |
| Data de término |
sim |
Fim do período; deve ser posterior à data de início |
| Origem do inventário |
sim |
Abrangência; veja a tabela “Opções de abrangência” |
Definida no campo Origem do inventário. É escolhida na criação e não muda depois de salvar.
| Opção |
O que entra na conferência |
| Todos |
Todos os ativos da empresa |
| Por localização |
Os ativos das localizações selecionadas (campo “Selecione a localização”) |
| Por subdivisão |
Os ativos dos departamentos selecionados (campo “Selecione a divisão”) |
| Por funcionário |
Os ativos dos funcionários selecionados (campo “Selecione um funcionário”) |
| Interruptor |
Descrição |
| Requer avaliação da condição do ativo |
Obriga a informar a condição de cada ativo |
| Inventário automatizado com participação dos funcionários |
Ativa o inventário com os funcionários por link enviado por e-mail; definido na criação |
| Proteção por código OTP |
Exige um código de uso único para acessar pelo link; só fica disponível com o inventário automatizado ativado; definido na criação |
| Coluna |
Conteúdo |
| Número |
Número do inventário, atribuído automaticamente |
| Nome do inventário |
Nome do registro; no inventário com os funcionários, “N para revisar”, se houver itens fora da lista sem decisão |
| Data do inventário |
Intervalo entre a data de início e a de término |
| Verificado |
Quantos ativos foram conferidos do total, com barra de progresso |
| Inventário criado |
Quem criou o registro |
| Status |
“ativo” ou “fechado” |
Nas linhas ficam as ações de editar e excluir (conforme as permissões de acesso). Acima da lista ficam a busca “Pesquisar por número, nome ou criador” e o botão Filtros: período e status, com o número de inventários em cada um.
| Coluna |
Conteúdo |
| AssetID, Tipo de ativo, Nome, Fabricante/Modelo |
Dados do ativo |
| Detentor |
Com quem o ativo estava quando o inventário foi criado |
| Condição |
Condição do ativo na conferência |
| Quantidade real |
Botões Presente e Ausente |
| Verificado por |
Quem marcou o ativo e quando |
| Fotos |
Fotos do ativo tiradas na conferência |
As abas Participantes e Encontrado fora da lista só existem no inventário com os funcionários.
Na lista de ativos, a presença é marcada com dois botões.
| Botão |
Destaque |
| Presente |
Verde |
| Ausente |
Vermelho |
Para cada ativo aparecem também a coluna Verificado por (quem marcou o ativo e quando) e o campo de observação Observação para este ativo….
A lista de condições é configurada em Configurações → Status dos ativos e pode ter valores próprios. Valores do sistema:
| Condição |
Código |
| Novo |
new |
| Bom |
good |
| Satisfatório |
satisfactory |
| Ruim |
poor |
| Danificado |
damaged |
| Não funcional |
non_functional |
| Status |
Botão para alternar |
| ativo |
Fechar |
| fechado |
Abrir |
Aparecem na aba Participantes do inventário com os funcionários, na coluna Status do e-mail.
| Status |
Código |
| Não enviado |
not_sent |
| Enviado |
sent |
| Falhou |
failed |
| Sem e-mail |
no_email |
| Coluna |
Conteúdo |
| Funcionário |
Nome e departamento do participante |
| E-mail |
Endereço do participante ou a indicação “Sem e-mail” |
| Status do e-mail |
Veja a tabela “Status do e-mail dos participantes” |
| Última atividade |
Quando o participante abriu o link pela última vez |
| Confirmado |
Quantos ativos foram confirmados do total |
Ações na linha: Reenviar (envia o e-mail de novo) e Copiar link (o link pessoal do participante).
| Campo |
Obrigatório |
Descrição |
| Nome |
sim |
Que item é |
| Número de série |
não |
|
| AssetID (da etiqueta) |
não |
Número patrimonial, se o item tiver etiqueta |
| Fabricante, Modelo |
não |
|
| Tipo de ativo |
não |
|
| Condição |
não |
|
| Fotos |
não |
Até 5 imagens JPEG, PNG, WebP ou GIF, de até 5 MB cada |
| Comentário |
não |
Onde está guardado, de onde veio |
Um funcionário pode informar até 50 registros em um mesmo inventário. Ele pode editar e excluir o registro enquanto estiver em análise e o inventário estiver aberto. O funcionário não vê o motivo da rejeição nem as correspondências encontradas.
| Para o organizador |
Para o funcionário |
Significado |
| Novo |
Em análise |
Aguarda decisão |
| Correspondência |
Em análise |
Aguarda decisão; o sistema encontrou um ativo parecido |
| Ativo criado |
Aceito |
Foi criado um novo ativo, sob responsabilidade do funcionário |
| Transferido |
Aceito |
Um ativo existente foi transferido para o funcionário |
| Rejeitado |
Recusado |
O item não é cadastrado |
| Ação |
O que faz |
Permissões |
| Ver |
Abre o registro com as fotos e o comentário |
Ver inventários |
| Criar ativo |
Formulário de novo ativo com os dados do registro; o detentor é o funcionário |
Editar inventários e criar ativos |
| Transferir para o funcionário |
Transfere o ativo parecido (status “Correspondência”) para o funcionário; “Receber na localização”, se o ativo estiver com outro funcionário |
Editar inventários e criar movimentações |
| Buscar ativo manualmente |
Escolha do ativo a transferir, se as sugestões não servirem |
Editar inventários e criar movimentações |
| Rejeitar |
Encerra o registro, “Motivo (opcional)” |
Editar inventários |
Cada registro só pode ser processado uma vez. A exportação do inventário traz os registros fora da lista em uma planilha separada.
| Evento |
Quando |
| Inventário requer atenção |
Um inventário aberto não foi concluído até a data de término |
As permissões de inventário seguem o padrão audits.*. Elas são atribuídas pela função do usuário.
| Permissão |
Ação |
audits.view |
Ver inventários |
audits.create |
Criar inventários |
audits.edit |
Editar, conferir ativos e mudar o status |
audits.delete |
Excluir inventários |
