Referência de importação

Formatos de arquivo aceitos: .xlsx, .xls, .csv. O tamanho máximo do arquivo é 10 MB. Se essas regras não forem cumpridas, o sistema mostra a mensagem “Formato de arquivo não suportado. Extensões permitidas: …” ou “O arquivo é muito grande. Tamanho máximo permitido: …”.

Campos da importação de ativos

Os campos ficam na coluna “Campo do sistema” da etapa de mapeamento. Os campos obrigatórios precisam ser mapeados; caso contrário, não é possível iniciar a importação.

Campo do sistema	Obrigatório
AssetID	Sim
Tipo de ativo	Sim
Nome	Não
Fabricante	Não
Modelo	Não
Número de série	Não
Quantidade	Não
Preço	Não
Valor residual	Não
Data de entrada em operação	Não
Data de conclusão	Não
Data de compra	Não
Data de expiração da garantia	Não
Localização	Não
ID do funcionário	Não
Sobrenome do funcionário	Não
Nome do funcionário	Não
Nome do meio do funcionário	Não
Comentário	Não
Etiqueta de identificação	Não — o código de uma etiqueta que já está no ativo (QR, código de barras), veja Etiquetas

O AssetID é a chave para identificar ativos duplicados.

Campos da importação de funcionários

Campo do sistema	Obrigatório
ID do funcionário	Não
Sobrenome	Sim
Nome	Sim
Nome do meio	Não
Telefone	Não
E-mail	Não
Cargo	Não
Departamento	Não

Os funcionários duplicados são identificados pelo ID do funcionário e, se não houver, pelo e-mail e depois pelo sobrenome e nome. Os departamentos novos são criados na importação.

Campos da importação de consumíveis

Nome e Categoria são obrigatórios; os duplicados são identificados pelo SKU. Os demais campos — SKU, unidade de medida, preço, quantidade, localização, fornecedor e outros campos do item — são opcionais. As categorias, os fornecedores e as localizações que faltarem são criados na importação.

Campos da importação de localizações

Só o nome é obrigatório. Uma localização dentro de outra é definida por um caminho com “/”, por exemplo “São Paulo / Almoxarifado / Prateleira 3”.

Estratégias para duplicados

A estratégia é escolhida na etapa Opções, antes de iniciar.

Estratégia	O que faz
Ignorar duplicados	A linha cuja chave já existe no sistema não é carregada e entra na conta das ignoradas.
Atualizar existentes	O registro existente é atualizado com os dados do arquivo. Para ativos, a opção se chama “Atualizar ativos existentes”; para funcionários, “Atualizar funcionários existentes”.

Os duplicados são identificados pelo AssetID (ativos), pelo ID do funcionário, e-mail ou nome (funcionários) e pelo SKU (consumíveis). Para consumíveis, a opção de atualização se chama “Atualizar itens existentes”.

Categorias do resultado

Depois de iniciar, a etapa Resultado mostra quatro contadores.

Categoria	Significado
Importados	Registros novos criados.
Atualizados	Registros existentes atualizados (só com a estratégia de atualizar os existentes).
Ignorados	Linhas ignoradas — por exemplo, duplicados com a estratégia “Ignorar duplicados” ou linhas sem a chave obrigatória.
Erros	Linhas que não puderam ser processadas.

Motivos para ignorar linhas e erros

Se houver linhas ignoradas ou com erro, abaixo dos contadores aparece o Protocolo de importação, com as colunas Linha, Tipo, Campo e Motivo. O tipo é “Ignorado” ou “Erro”.

Motivos conhecidos para ignorar uma linha:

Tipo de registro	Motivo no protocolo
Ativos	Duplicado: já existe um registro com este AssetID
Ativos	Tipo de ativo não especificado
Funcionários	Duplicado: este funcionário já existe
Funcionários	Nem o sobrenome nem o nome foram informados
Consumíveis	Duplicado: já existe um item com este SKU
Consumíveis	Nome não informado
Consumíveis	Categoria não informada

Nas linhas do tipo “Erro”, a coluna “Motivo” mostra o texto do erro recebido ao processar a linha; nesse caso, o campo não é indicado.

Status no histórico de importações

Status	Significado
Na fila	A importação está esperando para começar
Importando	As linhas estão sendo processadas
Concluída	A importação terminou
Falhou	A importação parou por causa de um erro; os registros criados até a parada podem ser desfeitos
Desfazendo	A importação está sendo desfeita
Desfeita	A importação foi desfeita

Limites

Parâmetro	Valor
Formatos	.xlsx, .xls, .csv (inclusive CSV do Excel com separador “;”)
Importações simultâneas na empresa	1
Prazo para desfazer	25 minutos após o término; só a última importação de cada tipo

Motivos pelos quais um registro é mantido ao desfazer

editado após a importação · movido ou entregue após a importação · incluído em uma auditoria · tem um chamado · tem uma ordem de serviço · enviado para reparo · tem licença atribuída · tem etiqueta · tem arquivos anexados · tem ativos atribuídos · tem registros aninhados · tem movimentações de estoque · em uso

Links úteis

Importação de dados — como a importação funciona
Como importar dados — instruções passo a passo