Como fazer operações com ativos

Aqui estão as tarefas mais comuns com as operações.

Seções relacionadas

• Como funcionam o detentor e os tipos de operação está explicado em Operações com ativos.
• Os campos de cada operação estão na Referência de operações com ativos.

A maioria das operações é mais prática pela ficha do ativo: as ações abrem em uma janela, e você continua na mesma página. Quais ações aparecem depende do detentor atual do ativo e das permissões da sua função.

Abrir o menu de ações na ficha do ativo

1. Abra a seção Ativos no menu à esquerda.
2. Clique no ativo para abrir a ficha.
3. Clique no botão Ação no canto superior direito.
4. No menu, escolha a operação.

O menu mostra apenas as operações adequadas à situação do ativo e às suas permissões: entrega, recebimento, transferência e baixa com a permissão de criar movimentações; envio para manutenção e retorno com a permissão Reparos.

Entregar um ativo a um funcionário

Disponível quando o ativo está em uma localização.

1. Na ficha do ativo, abra o menu Ação e escolha Entrega.
2. No campo Pessoa responsável, escolha o funcionário que vai receber o ativo (obrigatório).
3. Se aparecer um aviso amarelo acima dos campos, por exemplo “Documentos vencidos em …”, leia-o.
4. Se precisar, informe a Data de devolução prevista e acrescente Notas.
5. Se a janela tiver o bloco Inspeção na entrega, clique em Realizar a inspeção e preencha-a. A inspeção obrigatória precisa ser feita, senão a entrega não é salva.
6. Clique em Salvar. Se o formulário tinha avisos, o sistema pergunta “Entregar mesmo assim?”: clique em Entregar mesmo assim para seguir ou em Cancelar.

Se o funcionário que recebe o ativo estiver em processo de desligamento, o sistema pergunta também “Este funcionário está em processo de desligamento. Continuar?”.

Receber um ativo

Disponível quando o ativo está com um funcionário.

1. Na ficha do ativo, abra o menu Ação e escolha Recebimento.
2. No campo Localização do ativo ao ser transferido, escolha a localização para onde o ativo volta (obrigatório).
3. No campo Condição, escolha a condição do ativo. Se ela é obrigatória depende da configuração da empresa: se o campo tem asterisco, o recebimento não é salvo sem ele; se o campo não aparece, a empresa não pergunta a condição.
4. Se precisar, acrescente Notas.
5. Se a janela tiver o bloco Inspeção no recebimento, faça a inspeção.
6. Clique em Salvar.

Transferir um ativo para outra localização

Disponível quando o ativo está em uma localização.

1. Na ficha do ativo, abra o menu Ação e escolha Transferência de localização.
2. O campo Localização de origem vem preenchido com a localização atual e é somente leitura.
3. No campo Localização de destino, escolha para onde o ativo vai (obrigatório). A localização atual não pode ser escolhida.
4. Informe a Condição (se a empresa pergunta) e, se precisar, Notas.
5. Se aparecer um aviso depois de escolher o destino, leia-o.
6. Clique em Salvar. Se havia avisos, confirme com Movimentar mesmo assim.

Enviar um ativo para manutenção

Disponível quando o ativo não está em manutenção, para o funcionário com a permissão Reparos.

1. Na ficha do ativo, abra o menu Ação e escolha Enviar para manutenção.
2. No bloco Opções de manutenção, escolha o modo:
   • Tornar item indisponível: o ativo passa para o status “Em manutenção”. Preencha a Data prevista de retorno.
   • Não tornar o item indisponível: o registro de manutenção é criado sem mudar o status. Preencha a Data de envio para manutenção (no máximo a data de hoje), a Data de retorno da manutenção, o Custo do reparo e, se precisar, a Descrição do problema relatada pela assistência técnica.
3. No campo Assistência técnica, escolha uma da lista: o campo é obrigatório. Se a que você procura não existir, clique em Adicionar nova assistência técnica no fim da lista, preencha o Nome da assistência técnica e o endereço e salve.
4. Descreva o problema no campo Descrição do defeito.
5. Se precisar, no bloco Materiais utilizados clique em Adicionar material e escolha o material, a localização e a quantidade.
6. Clique em Salvar.

Retornar um ativo da manutenção

Disponível quando o ativo está com o status “Em manutenção”.

1. Na ficha do ativo, abra o menu Ação e escolha Retornar da manutenção.
2. Na janela Retorno da manutenção, em Retornar para, escolha para onde o ativo volta, Funcionário ou Localização, e depois o detentor. Se o detentor anterior é conhecido, o campo já vem preenchido com ele.
3. Se precisar, informe o Custo do reparo.
4. Se precisar, preencha a Descrição do problema relatada pela assistência técnica.
5. Se precisar, acrescente os materiais usados no bloco Materiais utilizados.
6. Clique em Salvar.

Se o instrumento estava em calibração, a janela pode avisar sobre o status da calibração e oferecer Registrar uma calibração agora. Se o reparo fazia parte de uma ordem de serviço, a ordem é concluída sozinha depois do retorno.

Fazer uma operação na seção Recebimento/Entrega

A entrega, o recebimento e a transferência também podem ser feitos na seção Recebimento/Entrega. É lá também que fica a lista de todos os documentos de movimentação.

1. Abra a seção Recebimento/Entrega no menu à esquerda.
2. Clique no botão desejado: Recebimento, Entrega ou Transferência de localização.
3. Na página que se abre, escolha os ativos e preencha os campos da operação. Os avisos sobre os ativos escolhidos aparecem acima dos botões, e, se o tipo de ativo exige inspeção, a tabela tem a coluna Inspeção.
4. Salve o documento.

Diferente da ficha do ativo, aqui um mesmo documento pode tratar vários ativos de uma vez. O envio para manutenção, o retorno e a baixa não existem nesta seção: eles são feitos apenas na ficha do ativo. Para entregar e receber por reserva, use o botão Entrega por reserva; consulte Trabalhar com reservas.

Abrir um documento de movimentação

1. Abra a seção Recebimento/Entrega e clique na linha do documento. Para encontrar os documentos de autoatendimento, escolha Autoatendimento no filtro Registro.
2. A ficha do documento mostra o tipo de operação, o número e a data, a origem, o destino, a data de devolução prevista (em vermelho quando atrasada), as notas e a aba Ativos com a lista de ativos do documento. Se houve inspeção na entrega ou no recebimento, o resultado pode ser aberto pela ficha.

Dar baixa em um ativo

1. Na ficha do ativo, abra o menu Ação e escolha Dar baixa.
2. Na janela Selecione a localização de baixa, escolha a localização de baixa.
3. Clique em Salvar.

O ativo é movido para a localização de baixa, e o status do ciclo de vida passa a ser “Pendente de descarte”. Se o ativo estava em reparo, o reparo em aberto é encerrado. O ativo fica nessa localização até ser excluído.

Excluir um ativo

A exclusão só está disponível para ativos que já estão em uma localização de baixa.

1. Abra a localização de baixa em Localizações e vá para a aba Todos os ativos.
2. Na lista de ativos da localização, encontre o ativo e clique no ícone de exclusão (lixeira).
3. Confirme a exclusão.

O ícone de exclusão só aparece em localizações de baixa. Um ativo com trabalho em aberto (ordem de serviço, reparo, defeito de inspeção em aberto ou reserva) não pode ser excluído: o sistema indica esse trabalho, que precisa ser fechado ou cancelado antes.

Atenção

A exclusão do ativo é irreversível. Junto com ele são apagados todos os dados relacionados: histórico, movimentações e registros de manutenção.

Links úteis

• Operações com ativos: como funcionam o detentor e os tipos de operação
• Referência de operações com ativos: os campos de cada operação