Pular para o conteúdo
UNIO24

Trabalhar com ativos

Aqui estão as tarefas mais comuns no trabalho com ativos.

Abrir a lista de ativos

Seção intitulada “Abrir a lista de ativos”

No menu principal à esquerda, abra Ativos. A lista aparece com as colunas “AssetID”, “Fabricante/Modelo”, “Nome”, “Detentor”, “Status” e “Atualizado”. Acima da lista há uma busca, e a coluna de status tem um filtro por status do ciclo de vida. Ativos que têm vinculados se expandem pela seta à esquerda.

Lista “Ativo” com as colunas “AssetID”, “Fabricante/Modelo”, “Nome”, “Detentor”, “Status” e “Atualizado”, a busca acima da lista, o filtro da coluna de status e os botões “Imprimir etiquetas”, “Exportar”, “Importar ativos” e “Novo ativo”

Cadastrar um ativo

Seção intitulada “Cadastrar um ativo”

  1. Abra Ativos no menu à esquerda.

  2. Clique em Novo ativo.

  3. No campo Tipo de ativo, selecione o tipo. É dele que depende quais campos aparecem no formulário.

  4. Preencha o Nome.

  5. Confira o AssetID. Se a empresa usa numeração automática, o campo já vem com um número gerado; se precisar, clique no botão com o ícone de atualizar ao lado do campo para obter outro número. O número precisa ser único: se ele se repetir, o sistema mostra “este AssetID já está no sistema”. Formulário “Novo ativo”: bloco “Geral” com o “Tipo de ativo” Notebook selecionado, o “Nome” preenchido e o “AssetID” com o botão de atualizar, e bloco “Atribuição” com o seletor “Localização / Funcionário” e a localização “Matriz São Paulo”

  6. No bloco Atribuição, escolha o detentor. O seletor tem duas opções:

    • Localização: depois escolha a localização no campo Localização;
    • Funcionário: depois escolha o funcionário no campo Selecionar funcionário.

  7. Preencha os demais campos que apareceram para o tipo de ativo escolhido. Eles estão agrupados em seções: Características (fabricante, modelo), Datas, Finanças e Compra. Quais campos o tipo define está na Referência.

  8. Se precisar, preencha as Notas e os campos personalizados.

  9. Clique em Salvar.

Fabricante e modelo

Seção intitulada “Fabricante e modelo”

Se o tipo de ativo escolhido tem os campos Fabricante e Modelo, eles funcionam com sugestões: comece a digitar o nome e o sistema oferece os valores já cadastrados. Se o fabricante ou o modelo que você procura não estiver na lista, basta digitar o nome: o registro é criado automaticamente quando o ativo é salvo.

Editar um ativo

Seção intitulada “Editar um ativo”
  1. Abra Ativos e escolha o ativo para abrir a ficha.
  2. No cabeçalho da ficha, clique no botão com o ícone de lápis (Editar ativo).
  3. Faça as alterações. Os campos correspondem ao tipo de ativo.
  4. Clique em Salvar.

Se você mudar o tipo de ativo no formulário, os campos que o novo tipo não usa são limpos, e aparecem os campos e campos personalizados do novo tipo.

Dar baixa e excluir um ativo

Seção intitulada “Dar baixa e excluir um ativo”

No fim do ciclo de vida, o ativo recebe baixa e, se necessário, é excluído. São duas operações diferentes.

A baixa é a movimentação do ativo para uma localização de baixa por meio de uma operação comum de recebimento ou transferência. Depois disso, o status do ciclo de vida do ativo passa a ser “Pendente de descarte”, a ficha deixa de oferecer operações, mas o ativo e todo o seu histórico continuam no sistema.

A exclusão só está disponível para ativos que já estão em uma localização de baixa: na lista de ativos dessa localização, o ativo ganha um ícone de lixeira. A exclusão é irreversível: junto com o ativo são apagados o histórico, as movimentações e os registros de manutenção.

As duas operações estão descritas passo a passo em Operações com ativos.

Vincular o ativo principal e os vinculados

Seção intitulada “Vincular o ativo principal e os vinculados”

Os vínculos são definidos a partir do ativo principal.

  1. Abra a ficha do ativo que será o principal.
  2. Vá para a aba Vínculos.
  3. Clique em Adicionar ativo vinculado.
  4. Na janela que se abre, encontre os ativos pela busca e marque as caixas de seleção.
  5. Clique em Confirmar.

Aba “Vínculos” com a janela “Selecionar ativo para vincular” aberta: busca, tabela de ativos com as colunas Nome, AssetID, Tipo de ativo, Fabricante, Modelo e Status, caixas de seleção e os botões “Cancelar” e “Confirmar” 6. Se os ativos escolhidos estiverem em outro lugar, o sistema mostra a janela “Os ativos serão movidos” com a lista desses ativos. Clique em Confirmar para movê-los para o detentor do ativo principal.

Para desfazer um vínculo, na aba Vínculos clique no ícone de lixeira na linha do ativo vinculado e confirme.

Ver o histórico de alterações

Seção intitulada “Ver o histórico de alterações”
  1. Abra a ficha do ativo.
  2. No cabeçalho, clique no botão com o ícone de relógio (Histórico de alterações).
  3. Abre-se a lista de edições: quem fez a alteração, quando e quais campos mudaram.

O histórico de alterações mostra as edições dos campos da ficha. As operações com o ativo (entrega, transferência, manutenção) ficam em outra aba, Atividade.

Seção intitulada “Links úteis”