Gerenciar consumíveis

Aqui estão as tarefas mais comuns ao trabalhar com consumíveis.

Seções relacionadas

• Como funcionam o estoque e as transações — em Consumíveis: como funciona.
• A descrição de todos os campos e colunas está na Referência de consumíveis.

Se a seção Consumíveis não aparece no menu, a sua função não tem permissão para ela — fale com o administrador (a seção não é ativada à parte, como os módulos).

Criar um item

1. No menu principal à esquerda, abra a seção Consumíveis.
2. Clique no botão Novo consumível, no canto superior direito.
3. No bloco Geral, preencha os campos:
   • Categoria — campo obrigatório; os campos personalizados dependem da categoria (veja o passo 6). Comece a digitar o nome para encontrar a categoria; se ela não existir, clique em Adicionar nova categoria.
   • SKU / Código — código opcional do item.
   • Nome — campo obrigatório.
   • Unidade de medida — por exemplo, un, kg ou L.
   • Número do item — pode ser digitado à mão ou gerado pelo botão de atualizar ao lado do campo.
   • Fornecedor — escolhido no cadastro.
4. No bloco Parâmetros de estoque, defina o estoque inicial:
   • Preço por unidade, Quantidade inicial e Valor total — três campos interligados na mesma linha: ao alterar qualquer um deles, os outros são recalculados. O Valor total não é salvo à parte, ele só ajuda a calcular o preço ou a quantidade.
   • Localização inicial — campo obrigatório: onde lançar a quantidade inicial.
   • Limite de estoque baixo — quando a quantidade total fica nesse nível ou abaixo, o item recebe o selo Estoque baixo.
   • Quantidade recomendada para reposição — valor de referência, quanto costuma ser comprado.
5. Se precisar, preencha Descrição e Observações.
6. Se a categoria escolhida tiver campos personalizados, eles aparecem abaixo — preencha-os.
7. Clique em Salvar.

Nota

Os campos Quantidade inicial, Localização inicial e Valor total só existem na criação do item. Depois de salvo, o estoque só muda por transações; por isso, ao editar o item, esses campos não aparecem mais, e dos parâmetros de estoque fica apenas o preço.

Transações

Todas as movimentações de estoque são registradas na página do item, pelo menu Ação.

1. Na seção Consumíveis, abra o item desejado (clique na linha).
2. Clique no botão Ação, no canto superior direito.
3. Escolha o tipo de movimentação: Entrada, Saída, Transferência ou Ajuste. Abre-se a janela Nova transação com o tipo já escolhido (ele pode ser trocado no campo Tipo de transação).

Depois preencha os campos da janela conforme o tipo.

Entrada

1. No menu Ação, escolha Entrada.
2. No campo Localização, escolha o almoxarifado que recebe o estoque. Ao lado de cada localização aparece, entre parênteses, a quantidade atual.
3. Se precisar, informe o Preço e, no campo Valor total, o valor total da entrada (os campos Preço, Quantidade e Valor total são recalculados entre si).
4. No campo Quantidade, digite quanto está entrando.
5. Se precisar, escolha o Fornecedor.
6. Se precisar, acrescente um Comentário.
7. Clique em Salvar.

Saída

1. No menu Ação, escolha Saída.
2. No campo Localização de origem, escolha o almoxarifado de onde o estoque será baixado (a lista mostra apenas os locais com estoque).
3. No campo Quantidade, digite quanto baixar. Não é possível baixar mais do que há no local — o sistema mostra a mensagem Excede o estoque disponível.
4. Se precisar, acrescente um Comentário.
5. Clique em Salvar.

Transferência

1. No menu Ação, escolha Transferência.
2. No campo Localização de origem, escolha o almoxarifado de onde o estoque sai.
3. No campo Localização de destino, escolha o almoxarifado para onde o estoque vai.
4. No campo Quantidade, digite quanto transferir. Não é possível transferir mais do que há no local de origem.
5. Se precisar, acrescente um Comentário.
6. Clique em Salvar.

Ajuste

1. No menu Ação, escolha Ajuste.
2. No campo Localização, escolha o almoxarifado cujo estoque será corrigido.
3. No campo Quantidade, digite a quantidade real nessa localização — ela passa a ser o novo estoque (não é somada à anterior).
4. Se precisar, acrescente um Comentário — ele explica o motivo da correção.
5. Clique em Salvar.

Depois de salvar, o estoque do item e a divisão por localização são recalculados, e a movimentação aparece na aba Histórico de transações.

Importar consumíveis

1. Abra Consumíveis e clique em Importar consumíveis.
2. Na etapa Enviar arquivo, se precisar, clique em Baixar modelo de importação, preencha-o e depois clique em Escolher arquivo e em Enviar e pré-visualizar. São aceitos arquivos .xlsx e .csv.
3. Na etapa Mapear campos, confira a qual campo do sistema corresponde cada coluna do arquivo: Nome e Categoria são obrigatórios. Clique em Continuar.
4. Na etapa Opções, escolha o que fazer com os itens cujo SKU já existe: Ignorar duplicados ou Atualizar itens existentes. Clique em Iniciar importação.
5. A importação roda em segundo plano; na etapa Resultado aparece quantos itens foram importados, atualizados, ignorados e com erro.

A importação pode ser desfeita até 25 minutos depois de concluída — veja Desfazer uma importação.

Exportar consumíveis

1. Abra Consumíveis.
2. Clique em Exportar.

É baixado um arquivo Excel com duas planilhas: os itens e o estoque por localização.

Ver o histórico de um item

1. Abra o item e vá à aba Histórico de transações.
2. Na coluna Motivo aparece para qual ordem de serviço ou reparo o material foi — com o link para a ordem.

Ver o estoque por localização

1. Abra o item na seção Consumíveis.
2. Vá à aba Estoque por localização.
3. A tabela mostra quantas unidades estão guardadas em cada localização. A quantidade total de todas as localizações aparece na aba de detalhes e no cabeçalho do item.

O histórico completo de movimentações do item está na aba Histórico de transações.

Ativar o filtro de estoque baixo

1. Abra a seção Consumíveis.
2. Na linha acima da tabela, clique no botão Estoque baixo.
3. A lista passa a mostrar só os itens cuja quantidade total está no limite de estoque baixo ou abaixo dele. Clique de novo no botão para remover o filtro.

Links úteis

• Consumíveis — como funcionam o estoque e as transações
• Referência de consumíveis — a descrição de todos os campos e colunas